Die E-Mail hat den Brief weitgehend abgelöst. Die Regeln zum
Briefeschreiben leben allerdings weiter, denn für die elektronische Post
gelten die selben Grundsätze. Die aus Chat-Räumen bekannten kryptischen
Kurzformen und flapsigen Anreden sind deshalb tabu.Ratgeber: Für E-Mails
gelten Regeln des Briefeschreibens - Screenshot cid Bild vergrößernDie
eigene E-Mail-Adresse kann bereits zum ersten Stolperstein werden. Zwar ist
der Besitzer grundsätzlich frei in der Wahl der Buchstabenfolge, dennoch
sollte man sich für eine seriöse Kombination beispielsweise aus dem Vor-
und Nachnamen für die Geschäftskorrespondenz entscheiden. Elektronische
Post vom "Playboy59" oder "Bunny66" hinterlässt meist keinen guten
Eindruck, entsprechende Spitznamen sollten Chats vorbehalten bleiben. Viele
Spam-Filter blockieren solche Adressen von vornherein, weil sie Werbemüll
befürchten. Entsprechende E-Mails kommen dann gar nicht an.Der Betreffzeile
kommt eine immer größere Bedeutung zu. Viele Menschen oder Unternehmen
erhalten täglich mehrere hundert E-Mails, Tendenz steigend. Ob und in
welcher Reihenfolge sie die Post dann öffnen, entscheidet eine präzise,
prägnante und ansprechende Überschrift in der Betreffzeile. Doch Vorsicht:
Analog zur Absenderadresse führen zweifelhafte Begriffe in der Betreffzeile
zu einer Blockade der gesamten E-Mail durch die Spam-Filter.Nach dem
Briefkopf folgt gewöhnlich eine Anrede - auch im E-Mail-Verkehr. Selbst
hinter gesichtlosen Adressen wie beispielsweise kundenservice@xyz.de
verbergen sich Menschen, die die elektronische Post in Empfang nehmen und
bearbeiten. Ein "Hallo" oder ein "Sehr geehrte Damen und Herren" als Anrede
zeigt Respekt und Höflichkeit, zumal man in Briefen auch nicht mit der Tür
ins Haus fallen würde.Anschließend kann man dann endlich sein Hauptanliegen
schildern. Wie in allen Texten ist dabei auf Rechtschreibung und
Zeichensetzung zu achten. Auf bunte und animierte Applikationen sollte
ebenso wie auf unterschiedliche Schriftgrößen und -farben verzichtet
werden. Sie lenken vom eigentlichen Thema ab und können manche Texte gar
vollständig unleserlich machen, wenn beispielsweise eine blaue
Hintergrundfarbe bei schwarzer Schrift gewählt wird.Zum Schluss steht dann
eine Grußformel samt Absendername. Dabei sollte auf Abkürzungen wie zum
Beispiel "mfg" für "Mit freundlichen Grüßen" verzichtet werden. Außerdem
ist sowohl der Vor- als auch Nachname vollständig auszuschreiben. Dies
erlaubt dann unter anderem Rückschlüsse auf das Geschlecht des Absenders,
was vor allem dem Empfänger bei einer Antwort die Anrede erleichtert. Mit
einer automatischen Signatur, wie man sie mit vielen E-Mail-Programmen
erstellen und anhängen kann, erspart sich der Versender die regelmäßige
Schreibarbeit. Die Ergänzung des Namens um Hausanschrift und Telefonnummer
hilft zudem bei Rückfragen, die schnell geklärt werden müssen. Benjamin
Palm/cid
Sunday, April 5, 2009
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